Gestione della Manutenzione: un quadro generale

Maintenance Management, ovvero la Gestione della Manutenzione, è il processo di gestione degli asset e delle risorse di una compagnia, controllando tempi e costi e assicurando la massima efficienza del processo di manifattura. 

Cos’è la gestione della manutenzione?

La gestione della manutenzione è definita come il processo di mantenimento delle risorse e degli asset di un’azienda, controllando al contempo tempi e costi e garantendo così la massima efficienza del processo produttivo. La gestione della manutenzione è passata da un processo arcaico, noioso e scritto a mano a un sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS, o Computerized Maintenance Management System) — un software che pianifica, tiene traccia, misura e ottimizza tutte le forme di un programma di manutenzione in un unico sistema centrale.

La gestione della manutenzione non è solo un sistema software — è una combinazione di software, best practices e personale qualificato, tutti focalizzati sullo stesso obiettivo. I programmi di gestione della manutenzione sono altamente personalizzabili e incentrati sulla tipologia (o tipologie) di manutenzione impiegata/e in un impianto. Che tu stia utilizzando un programma di manutenzione basato sulle condizioni, come la manutenzione predittiva, o un programma di manutenzione basato più sul tempo, come la manutenzione preventiva, è importante concentrare il programma sul tipo di manutenzione utilizzata e sul suo ruolo all’interno della tua organizzazione.

Il miglioramento della gestione della manutenzione dovrebbe essere un obiettivo continuativo in ogni compagnia che possiede macchinari, ma non esiste una soluzione universale. Se hai bisogno di ulteriore supporto o esperienza nel processo di transizione delle tue pratiche di gestione della manutenzione, potrebbe esserti utile portare a bordo esperti nel settore di affidabilità e manutenzione, capaci di aiutarti ad identificare opportunità e creare un piano pratico di potenziamento. 

L’importanza della Gestione della Manutenzione

La gestione della manutenzione è fondamentale per garantire il successo a lungo termine del programma di manutenzione, monitorando la garanzia della qualità, mantenendo l’efficienza operativa e conservando gli asset in condizioni di funzionamento ottimali. Le risorse e gli asset adeguatamente mantenuti sostengono una produzione stabile e riducono al minimo la possibilità di avere tempi di inattività non pianificati. I tempi di inattività non pianificati causano un effetto domino, portando costi imprevisti per riparazioni (manodopera straordinaria, pezzi di ricambio, etc.), spedizioni ritardate, mancati ricavi o anche guasti completi delle macchine.

La gestione della manutenzione contribuisce a migliorare l’efficienza operativa degli impianti, contribuendo al fatturato, riducendo i costi operativi e migliorando la qualità (e la quantità) dei prodotti realizzati. Oltre al risparmio sui costi, altri vantaggi includono una migliore sicurezza sul lavoro, una maggiore produttività e la riduzione dell’errore umano.

Gli obiettivi della gestione della manutenzione

Tutte le forme di gestione della manutenzione condividono l’obiettivo comune di analizzare la produzione e trovare le best practices e i migliori processi all’interno di un campo specifico. L’analisi dei report di un CMMS, ad esempio, consente di controllare i costi, pianificare il lavoro in modo corretto ed efficiente e garantire che i guasti siano ridotti al minimo. Gli obiettivi principali della gestione della manutenzione includono:

• Controllare i costi (budgeting): Gli strumenti per la gestione della manutenzione forniscono ai manager le informazioni necessarie per allocare correttamente i fondi dal budget. È importante controllare i costi perché alcune spese rappresentano un utilizzo migliore dei fondi aziendali rispetto ad altre. Ad esempio, un responsabile della manutenzione potrebbe dover acquistare un pezzo di ricambio per un asset. Potrebbe dover scegliere tra una parte più economica ma meno durevole e una parte più costosa ma duratura.

• Programmare il lavoro e allocare risorse: Per essere efficienti è fondamentale pianificare il lavoro e allocare tempo e risorse lavorative in modo che siano al massimo della produttività. La gestione della manutenzione fornisce al manager una comprensione approfondita del processo complessivo, aiutandolo a decidere i livelli di priorità delle varie attività. Ad esempio, se il responsabile della manutenzione deve verificare la consegna tempestiva di un prodotto, potrebbe essere propenso a dare priorità alla manutenzione del carrello elevatore per garantire che il prodotto possa essere spostato nel magazzino e sul camion di consegna senza interruzioni.

• Conformità e normative: Gli strumenti di gestione della manutenzione aiutano le organizzazioni a rispettare le normative a livello locale, statale e federale. Ad esempio, assegnare un operatore a un determinato asset potrebbe sembrare l’opzione più economica, anche se la legge prevede che per motivi di sicurezza dovrebbero essere assegnati due dipendenti.

• Minimizzare i tempi di fermo e le perdite: Un buon programma di gestione della manutenzione aiuta a mitigare la perdita di tempo produttivo dovuta a guasti, stabilendo un programma di manutenzione pianificata. Meno interruzioni della produzione significano meno entrate mancate.

• Prolungare la durata degli asset: Le organizzazioni investono molto nei macchinari. I programmi di gestione della manutenzione contribuiscono a garantire che le attrezzature e le infrastrutture siano sempre in buone condizioni. La regolare manutenzione prolunga la vita utile di macchinari, impianti e altri componenti, riducendo al minimo l’usura.

• Migliorare le attrezzature: Partendo dall’obiettivo di prolungare la durata degli asset, la gestione della manutenzione migliora anche le attrezzature esistenti attraverso modifiche, ampliamenti o nuovi articoli a basso costo.

• Formazione: I programmi di gestione della manutenzione dovrebbero includere la formazione del personale su specifiche competenze di manutenzione, il miglioramento della sicurezza operativa, la consulenza sull’acquisizione, l’installazione e il funzionamento dei macchinari e il miglioramento della qualità del prodotto finale.

• Scoprire le tendenze di manutenzione: Esaminare i dati storici aiuta i manager ad avere un quadro chiaro di cosa accade esattamente durante le operazioni quotidiane. Il software CMMS, ad esempio, può scoprire cose come il motivo per cui un asset sembra avere costantemente prestazioni inferiori.

Maintenance Management vs. Asset Management

Una componente importante della gestione della manutenzione è lavorare con gli asset per garantirne l’affidabilità. Esistono alcune distinzioni fondamentali tra i due.

• Asset management: La gestione degli asset è il culmine di attività e practices che monitorano le prestazioni delle risorse di un’organizzazione e l’utilizzo di tali informazioni per migliorare la produzione. Per garantire il successo dell’azienda, i sistemi di gestione degli asset devono essere allineati al piano aziendale complessivo. I processi di gestione degli asset consentono alle aziende di vedere se le apparecchiature funzionano come previsto, se i costi operativi sono stati ridotti e se gli asset permettono di ottenere un più alto ritorno sull’investimento (ROI, return on investment).
• Maintenance management: Come abbiamo definito, la gestione della manutenzione consiste essenzialmente nell’utilizzare software intuitivi come il CMMS per monitorare le risorse aziendali, come manodopera, materiali e attrezzature. Le informazioni provenienti da questo sistema consentono di prendere decisioni informate sulla creazione o sul miglioramento dei processi di manutenzione. La gestione della manutenzione garantisce che le apparecchiature della tua azienda rimangano in condizioni di funzionamento eccellenti, riducendo al minimo i tempi di inattività e le riparazioni impreviste.

Quali sono quindi le differenze? Sebbene tecnicamente siano diversi, la gestione degli asset e la gestione della manutenzione sono spesso integrate e si completano a vicenda. La gestione della manutenzione si occupa maggiormente delle prestazioni fisiche e della manutenzione delle apparecchiature, mentre la gestione delle risorse analizza tutti i dati relativi al lavoro da svolgere su ciascun asset, identificando e dando priorità a tale lavoro per contribuire al ROI di ciascun asset.

Sebbene tecnicamente siano diverse, la gestione degli asset e la gestione della manutenzione sono spesso integrate e si completano a vicenda. La gestione della manutenzione si occupa maggiormente delle prestazioni fisiche e della manutenzione delle apparecchiature, mentre la gestione degli asset analizza tutti i dati relativi al lavoro da svolgere sugli asset, identificando e dando priorità a tale lavoro per contribuire al ROI di ciascun asset.

La maggior parte dei software CMMS moderni integra le due funzioni in modo che il personale addetto alla manutenzione possa visualizzare entrambi i set di dati in un’unica posizione centralizzata.

CMMS – Computerized Maintenance Management Systems

Un sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS, computerized maintenance management system) è una piattaforma software progettata per semplificare la gestione della manutenzione. Questo tipo di pacchetto software intuitivo conserva un database digitale di informazioni sulle operazioni di manutenzione di un’azienda e può produrre report e riepiloghi dettagliati delle attività di manutenzione. Una volta analizzate, queste informazioni hanno lo scopo di aiutare il personale addetto alla manutenzione a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace, e consentire ai responsabili della manutenzione di prendere decisioni informate, aiutandoli a gestire i costi e ad allocare le risorse.

Un CMMS consente alle organizzazioni di eliminare il monitoraggio manuale dei dati, concentrando il monitoraggio e l’organizzazione di più aspetti aziendali in un’unica posizione digitale centralizzata. Il software CMMS è altamente personalizzabile e consente alle organizzazioni di aggiungere componenti quali gestione dei dati delle apparecchiature, gestione preventiva e predittiva delle attività di manutenzione, sistemi di ordini di lavoro, pianificazione e programmazione, gestione dei fornitori, controllo dell’inventario e molto altro.

I pacchetti CMMS possono consistere in sistemi basati su cloud (più moderni) o sistemi on-premise (più tradizionali). I sistemi basati su cloud sono gestiti su un server esterno, solitamente dal fornitore del software, mentre i sistemi on-premise richiedono che l’azienda gestisca il software sul proprio server interno. Alcuni degli svantaggi dei server on-premise sono i costi più elevati, la complessità di implementazione e la manutenzione costante (backup e aggiornamento di hardware e software).

1. Work order management: Un CMMS con funzionalità di gestione degli ordini di lavoro semplifica notevolmente ogni fase del processo di ordine di lavoro nella manutenzione. I responsabili della manutenzione possono progettare, stabilire le priorità, rivedere, assegnare e monitorare gli ordini di lavoro dal proprio desktop o dispositivo mobile, mentre gli operatori possono inviare richieste di lavoro.
   La Preventive Maintenance o Manutenzione Preventiva può essere integrata anche utilizzando trigger basati sul tempo, sull’utilizzo o sulle condizioni per avvisare automaticamente il software quando è necessario eseguire un’attività pianificata. Ciò consente la pianificazione automatica degli ordini di lavoro e si può impostare anche un allarme per l’inventario per assicurarsi che i pezzi siano disponibili in magazzino.
   Sia tecnici che manager possono interfacciarsi con il software e vedere gli aggiornamenti in tempo reale. I tecnici possono esaminare le loro attività quotidiane, contrassegnare i lavori come completati e cambiare lo statodi un asset da offline a online. Allo stesso modo, i manager possono vedere quando i lavori sono completati.
2. Asset performance/reporting: Un CMMS aziendale offre all’organizzazione un ottimo modo per raccogliere e analizzare i dati di ogni asset, in modo che i responsabili della manutenzione possano individuare più facilmente le aree in cui è necessario migliorare efficienza e produttività. Gran parte della gestione della manutenzione consiste nel monitorare l’utilizzo degli asset e le loro prestazioni. Ciò include l’analisi degli orari di apertura, delle letture degli indicatori in base al tempo, del chilometraggio e altro ancora.
   Un CMMS crea automaticamente i profili degli asset con queste informazioni e include elementi specifici come checklist di manutenzione, codici di guasto, informazioni sulla sicurezza e lezioni a punto singolo. Grazie a questi profili, puoi ottenere una panoramica completa delle tue operazioni di manutenzione creando report personalizzati su aspetti quali i tempi di inattività degli asset e il modo in cui ciascun asset influisce sul costo dell’inventario.
3.  Inventory management: Tenere traccia dei pezzi di ricambio è un compito arduo. Un CMMS ti aiuta a organizzarti e a rimanere organizzato automatizzando l’acquisto dell’inventario, così puoi avere i pezzi giusti quando ne hai bisogno, nella giusta quantità.
   Molti sistemi CMMS consentono di registrare tutti i pezzi di ricambio e di annotare dove sono conservati, quando sono stati acquistati, come utilizzarli e la loro disponibilità in ogni sede dell’organizzazione. In questo modo, i tecnici sanno di quali parti avranno bisogno per un’attività di riparazione o manutenzione preventiva, dove si trovano tali parti e come utilizzarle
   Infine, un CMMS ti aiuta a mantenere un inventario ottimale monitorando i costi, facendo riferimento alla cronologia degli ordini, al conteggio dei cicli, ai dati di utilizzo e ai dettagli first-in/first-out.
4. Capacità di audit: La preparazione agli audit è resa molto più semplice grazie alla presenza di un registro continuo e consultabile di ogni attività. Ciò consente al team di gestione della manutenzione di verificare la cronologia della manutenzione di un asset. Molti sistemi software CMMS consentono di creare profili utente che monitorano automaticamente le certificazioni e le date di rinnovo e incorporano video di formazione standardizzati per coloro che devono rinnovare e rimanere conformi. Tutti gli ordini di lavoro, gli elenchi delle attività e le foto vengono archiviati, fornendo tutte le prove di cui potresti aver bisogno per garantire la certificazione ISO.
5. Capacità mobili: Quasi tutti i moderni software CMMS basati su cloud offrono la possibilità di accedere al CMMS da remoto tramite tablet o smartphone. Ciò è fondamentale, poiché gli addetti alla manutenzione trascorrono la maggior parte del loro tempo sul campo, nello stabilimento e lontano dall’ufficio. Le funzionalità mobili consentono ai tecnici addetti alla manutenzione di registrare ciò che stanno facendo in tempo reale. Ciò include scattare foto e richiedere aiuto in loco. Un CMMS con un’app mobile che offre funzionalità offline consente questo tipo di aggiornamenti anche quando non è presente una connessione Wi-Fi.
6. Capacità di integrazione: Uno degli aspetti migliori del moderno software CMMS è la possibilità di integrarlo con altri sistemi aziendali. Ad esempio, l’integrazione del software di vendita con il CMMS offre al team di vendita uno sguardo dall’interno su dati a cui normalmente non avrebbe accesso. Un buon fornitore di CMMS offre diverse opzioni di integrazione, consentendoti di personalizzare la combinazione più adatta alla tua organizzazione.

Chi dovrebbe aver accesso al tuo CMMS?

Si discute spesso su chi dovrebbe avere accesso al tuo CMMS; in alcune aziende, solo pochi responsabili della manutenzione vi hanno accesso. Nel corso del tempo, questo può creare problemi. Meno persone utilizzano il sistema, più lavoro viene scaricato sulle persone che lo utilizzano, rendendo questo piccolo gruppo di utenti responsabile della gestione di tutto, dalla registrazione degli ordini di lavoro all’esecuzione e all’analisi dei report.

Un altro problema è il fatto che limita l’impatto dell’intero team. I membri del team che non possono vedere il quadro generale delle operazioni di manutenzione tendono ad essere confusi riguardo al proprio lavoro, si assentano più facilmente, prendono decisioni disinformate e tendono ad avere un morale più basso.

D’altro canto, dare a una varietà di membri del team e dipartimenti l’accesso al tuo CMMS può essere vantaggioso, rendendo la gestione della manutenzione una responsabilità condivisa in tutta la tua organizzazione. Ciò consente al team di manutenzione di migliorare in altri ambiti. Consente inoltre ad altri dipartimenti di prendere decisioni basate sui dati delle analisi provenienti da tutte le aree dell’azienda.

Diamo un’occhiata ad alcuni dei vari gruppi che dovrebbero avere accesso al tuo CMMS.

• Responsabile della manutenzione: Probabilmente la scelta più ovvia è che il responsabile della manutenzione dovrebbe essere anche l’amministratore di sistema. Gli amministratori di sistema supervisionano l’uso quotidiano del CMMS e sono fortemente coinvolti nella scelta del sistema giusto, nella sua implementazione e nella sua ottimizzazione. Quasi tutti gli aspetti della manutenzione passano attraverso il responsabile della manutenzione, dalla creazione, pianificazione e definizione delle priorità degli ordini di lavoro, alla gestione degli asset e alla creazione di report.
• Responsabile della struttura/delle operazioni: Dare accesso ai responsabili della struttura consente loro di vedere informazioni sulla manutenzione, programmi, metriche e prestazioni complessive in più strutture. Questi dati possono aiutarli a migliorare l’efficienza, a decidere i budget, a prepararsi per gli audit e ad acquistare l’inventario.
• Reliability engineers: Gli ingegneri dell’affidabilità, o reliability engineers, elaborano i dati dai report CMMS e li trasformano in informazioni fruibili. Dare loro accesso a tutti i dati generati da un CMMS consente loro di creare report e migliorare i processi in modo più semplice e accurato.
• Responsabile dell’inventario: Abbiamo menzionato l’importanza del CMMS nella gestione dell’inventario. I gestori dell’inventario possono utilizzare le informazioni fornite da un CMMS per registrare e tenere traccia delle informazioni sui pezzi di ricambio, verificare i dati storici, impostare quantità minime e inviare richieste di acquisto. Questi vantaggi arrivano anche al team di manutenzione, poiché un migliore monitoraggio dell’inventario e degli acquisti aiuta a garantire che abbiano le parti giuste nel posto giusto ogni volta che ne hanno bisogno. Sono anche garantiti una migliore tenuta dei registri e il monitoraggio delle spese.
• Addetti alla sicurezza: Avere tutte le informazioni sulla sicurezza e sulla salute in un unico sistema aiuta l’organizzazione a rimanere conforme. Tutti i dipendenti possono avere accesso a certificazioni, policy, liste di controllo e risultati di audit.
• Tecnici: Ovviamente anche i tecnici dovrebbero sempre essere inclusi tra gli utenti del CMMS, poiché sono loro a utilizzare maggiormente le funzionalità del sistema. Sebbene non sia necessario concedere un accesso amministrativo a tutti i tecnici, dovrebbero essere in grado di visualizzare gli ordini di lavoro, ricevere notifiche, aggiungere informazioni ai profili degli asset ed eseguire altre attività direttamente correlate a riparazioni e ispezioni. Avere accesso a queste informazioni consentirà loro di essere efficienti e accurati, oltre a dare loro la possibilità di registrare i dati in tempo reale.
• Addetti alla produzione: Questo gruppo comprende operatori di macchine, supervisori di linea e altri membri del team che lavorano quotidianamente con le apparecchiature. Spesso il personale di produzione è il primo a notare guasti imminenti, quindi avere accesso al CMMS dà loro la possibilità di inviare una richiesta o aggiungere dettagli agli ordini di lavoro, rendendo il processo di riparazione più efficiente. Tramite il CMMS, i responsabili della manutenzione possono anche assegnare agli operatori attività di manutenzione di base o autonoma, come la pulizia delle apparecchiature.
• Appaltatori: Gli appaltatori o i tecnici che non sono direttamente affiliati alla tua azienda ma svolgono attività abbastanza di routine dovrebbero avere accesso come ospiti al tuo CMMS. In questo modo possono visualizzare gli ordini di lavoro, gli elenchi delle attività e le risorse disponibili. Saranno inoltre in grado di comunicare meglio con i responsabili della manutenzione tramite accesso mobile.
• Esecutivi: Infine, il team esecutivo e i dirigenti senior utilizzano quante informazioni possibili per prendere decisioni basate sui dati. Avere accesso al CMMS è un modo semplice per tenerli aggiornati su prestazioni, risultati, indicatori chiave di prestazione (KPI, key performance indicators) e altro ancora.

CMMS vs. EAM

In passato, i sistemi CMMS e EAM (Enterprise Asset Management) erano considerati soluzioni molto diverse per la gestione della manutenzione. Da allora i sistemi moderni hanno offuscato i confini tra i due, con molti sistemi software che includono le capacità di entrambi in un unico pacchetto software aziendale. È importante notare, tuttavia, che non sono la stessa cosa.

I pacchetti software CMMS includono database con informazioni storiche e in tempo reale sulle attività di un’azienda. Il software CMMS viene utilizzato anche per pianificare e assegnare il lavoro, migliorare l’efficienza, supportare la conformità normativa e aiutare i gestori della manutenzione a prendere decisioni più informate. I sistemi CMMS sono un po’ più mirati rispetto ai sistemi EAM e sono specificamente progettati per gestire funzioni legate alla manutenzione e alla gestione dei materiali. Molte organizzazioni possono colmare queste lacune integrando i propri software di pianificazione, acquisto e contabilità con un CMMS.

EAM si concentra sull’ottimizzazione del ciclo vitale degli asset di un’azienda. Fornisce una visione completa degli asset e infrastrutture fisiche durante il loro intero ciclo vitale. Ciò include la progettazione, l’implementazione e l’approvvigionamento, nonché il funzionamento, la manutenzione, lo smaltimento e la sostituzione. Il software EAM è stato sviluppato dopo il CMMS e include funzionalità di gestione della manutenzione, ma considera il costo totale degli asset di proprietà di un’azienda.

I sistemi EAM servono ogni aspetto di un’azienda che si occupa della gestione degli asset. Ciò include manutenzione e inventario, acquisti, ingegneria, gestione dei progetti, contabilità, operazioni, gestione dell’affidabilità e pianificazione strategica.

Come possiamo vedere, questi due sistemi hanno capacità molto simili, ma ciò che li distingue davvero sono la loro filosofia e la loro portata. Un CMMS si concentra sulla manutenzione e inizia a monitorare e raccogliere dati una volta acquistato e installato un asset. Un sistema EAM è più completo. Inizia con la progettazione e arriva fino alla fine del ciclo di vita di un asset. Di seguito sono riportate alcune funzionalità che troviamo in un sistema EAM ma non in un CMMS:

• Gestione del budget/contabilità
• Gestione della calibrazione
• Monitoraggio dell’energia
• Monitoraggio della flotta
• Mappe, planimetrie e schematiche interattive
• Asset lineari
• Gestione dei processi

Maintenance Management: An Overview – Jonathan Trout, Noria Corporation