Cos’è l’Enterprise Asset Management (EAM)

Il Sistema di Gestione delle Risorse Aziendali, o Enterprise Asset Management (EAM) include la gestione dell’intera linea di asset fisici e delle infrastrutture di un’organizzazione durante il loro intero ciclo vitale – dalla progettazione, installazione e acquisizione alla loro operazione, manutenzione, smaltimento e rimpiazzo.

Cos’è l’EAM?

L’Enterprise Asset Management (EAM) include la gestione dell’intera linea di asset fisici e delle infrastrutture di un’organizzazione durante il loro intero ciclo vitale – dalla progettazione, installazione e acquisizione fino alla loro operazione, manutenzione, smaltimento e rimpiazzamento.

“Enterprise”, ovvero impresa, organizzazione o azienda, si riferisce agli asset in ogni reparto, sede e struttura, includendo anche le funzioni di supporto aziendale come le finanze, le risorse umane e le buste paga all’interno dell’organizzazione. La gestione degli asset include sia le strutture fisse, come gli impianti e i macchinari, che quelle in costante movimento come i veicoli e i macchinari mobili. 

Quasi tutte le organizzazioni moderne, grandi e piccole, utilizzano una soluzione software EAM come supporto per gestire il ciclo vitale dei loro asset attraverso una piattaforma centralizzata. Il software EMA è altamente personalizzabile e può essere usato per implementare, ottimizzare e monitorare le attività associate agli asset, all’inventario, agli ordini di lavoro, agli strumenti e ad altre informazioni, tra i vari dipartimenti e stabilimenti. Il software EAM integra e agglomera dati da molteplici fonti e dipartimenti per aiutare a tenere traccia degli asset dalla progettazione alla loro morte o dall’acquisto al rimpiazzo: l’intero ciclo vitale. 

Le soluzioni software EAM possono essere personalizzate per adempiere ai bisogni di gestione degli asset di ogni organizzazione; tuttavia, ci sono alcuni elementi comuni che si trovano nella maggior parte delle soluzioni.

• Gestione del ciclo vitale degli asset: Gioca un ruolo importante nell’EAM ed è un modo per massimizzare l’efficienza e la convenienza di ogni asset fino al momento in cui è necessario decommissionarli e rimpiazzarli. Include la pianificazione e la progettazione, l’acquisizione e la costruzione, il commissionamento, l’operazione, la manutenzione e il decommissionamento dell’asset.
• Gestione degli ordini di lavoro: Una volta diagnosticato il problema, il software EAM può assegnare automaticamente l’ordine di lavoro agli specifici tecnici o appaltatori affinché inizino la riparazione. Dalla creazione e modifica al monitoraggio e rendicontazione, i sistemi EAM ti assistono in ogni aspetto della gestione degli ordini di lavoro e possono essere integrati al software di gestione degli ordini di lavoro correntemente in uso.
• Gestione dell’inventario e dei materiali di Manutenzione, Riparazioni e Operazioni (MRO): In molte organizzazioni, l’MRO rappresenta una fetta considerevole del budget annuale per gli acquisti. L’utilizzo del software EAM per controllare il tuo inventario ti offre una supervisione e gestione completa, consentendoti di individuare dove i materiali sono più richiesti. L’inventario MRO può riguardare qualsiasi cosa, dalle forniture per la pulizia al materiale per il laboratorio e per l’ufficio, alle attrezzature industriali e alle forniture per la manutenzione degli impianti (lubrificanti, strumenti di riparazione, ecc).
• Gestione del lavoro: Rinforza le tue risorse umane con il software EAM gestendo valutazioni, formazione e certificazione di dipendenti e appaltatori. Il software EAM offre soluzioni di gestione del lavoro per aspetti quali la gestione dei talenti, la pianificazione specifica delle previsioni, e funzionalità di pianificazione flessibili per adattare i programmi in base alle richieste di ferie.
• Contract Management: Gestisci e controlla i contratti di servizio all’interno di una soluzione software EAM, fino al termine del contratto. Le soluzioni EAM consentono di creare e gestire contratti e accordi di servizio con clienti, partner, fornitori e dipendenti.
• Financial Management: Il software EAM raccoglie dati su tutte le attività finanziarie e sull’utilizzo dei fondi nell’intera organizzazione. Può anche integrarsi con l’attuale software finanziario per aiutare a gestire la contabilità e le spese di ogni progetto.
• Reporting analytics: Le soluzioni software EAM possono creare report su quasi tutti gli aspetti della tua attività per offrire un quadro dell’attività di ciascun reparto in ogni dato momento. È inoltre possibile utilizzare i report per analizzare le prestazioni degli asset, in modo da individuare deviazioni nelle tendenze e risolvere i problemi prima che si intensifichino. Inoltre, il reporting EAM ti aiuta a monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI, key performance indicators) della tua organizzazione per assicurarti di essere sulla buona strada. L’analisi dei report generati dal software EAM può rispondere a domande quali:

• • Quanto spesso si è guastato questo asset?
  • In che modi la produttività è stata impattata dai tempi di fermo?
  • Quali sono i costi associati ad ogni guasto e riparazione?
  • Quanto spesso si guasterà questo asset in futuro? Quali sono i potenziali costi ad esso associati?
  • Quali sono i termini e condizioni delle garanzie esistenti?
  • Quanto costerà rimpiazzare un asset?

Che differenza c’è tra EAM e CMMS?

Molti confondono l’EAM e il CMMS (Computerized Maintenance Management System), pensando che siano essenzialmente la stessa cosa. Entrambi i sistemi aiutano la compagnia ad evitare un approccio di manutenzione reattiva e ad orientarsi verso una strategia di manutenzione preventiva attraverso l’automazione di attività di manutenzione, ordini di lavoro e gestione dell’inventario, il CMMS si incentra principalmente sulla gestione della manutenzione di un asset in esercizio – ovvero quando è in piena funzione come parte produttiva di un’operazione. La funzione principale di un CMMS include la pianificazione della manutenzione, la gestione dell’inventario delle parti di ricambio e degli ordini di lavoro, e il monitoraggio dei dati degli asset.

Un sistema EAM si incentra sulla gestione dell’intero ciclo vitale di un asset della compagnia, dalla sua progettazione e creazione al suo smaltimento. Può inoltre gestire funzioni relative alla contabilità, alle finanze, alle risorse umane e alle acquisizioni. Alcune delle funzioni principali di una soluzione EAM sono dettagliate nel paragrafo precedente; tuttavia, questi pacchetti software possono includere anche più funzioni a seconda dei bisogno della tua organizzazione. Alcuni elementi che si trovano in un sistema EAM ma non in un sistema CMMS includono:

• Gestione del budget/contabilità,
• Gestione della calibrazione,
• Monitoraggio dell’energia,
• Monitoraggio della flotta,
• Gestione dei processi,
• Mappe, planimetrie e schematiche interattive,
• Asset lineari.

In molti casi, il software EAM è integrato ad un software CMMS preesistente, o se si parte da zero può essere installato includendo le specifiche capacità di gestione della manutenzione di cui l’organizzazione ha bisogno.

Software EAM: 8 elementi da considerare

Quando si tratta di scegliere il miglior software EAM per la tua organizzazione, è importante prestare attenzione ai dettagli. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potrebbero esserci diversi rischi che non hai preso in considerazione: gestione ingegneristica e di progettazione, ordini di modifica, schemi interattivi, sedi remote, etc. Come dice il proverbio, “meglio il diavolo che conosci che quello che non conosci.” Ecco perché è importante conoscere e considerare non solo tutte le possibili configurazioni software EAM, ma anche scegliere un fornitore di software con esperienza nei settori industriali.
L’enorme numero di fornitori di soluzioni EAM può essere scoraggiante. Cerca qualcuno che consulti e collabori con te in ogni fase del percorso — dalla determinazione delle aree da migliorare alla personalizzazione di un pacchetto software EAM e alla sua implementazione. Quanto più fluido e semplice è il processo di implementazione dell’EAM, tanto più alto è il suo tasso di adozione e tanto più rapidamente si otterrà un ritorno sull’investimento (ROI, return on investment).

Quando ti trovi a determinare se hai bisogno di una soluzione EAM o se dovresti aggiornare il tuo sistema attuale, considera quale dei seguenti vantaggi è più importante per la tua azienda:

Il costo è sempre un fattore da considerare quando si sceglie un software EAM, ma ci sono altre caratteristiche da considerare durante le valutazioni prima di finalizzare una soluzione software. Sebbene l’elenco che segue non sia esaustivo, dovrebbe aiutarti a trovare il pacchetto software EAM più adatto alle tue esigenze.

• Costo: la prima cosa a cui pensiamo è quanto costerà. Quando si sceglie un software EAM, è importante considerare il costo e non solo dell’acquisto iniziale. Sii consapevole di ciò che ottieni per il prezzo che paghi. Potresti trovare un semplice framework di base che ti obbliga ad acquistare componenti aggiuntivi e personalizzazioni per ottenere le funzionalità di cui hai realmente bisogno. Molti fornitori includono un prezzo base con moduli aggiuntivi à la carte.
• In un hosting locale, il software è installato localmente sulla rete della tua azienda. Ciò richiede l’installazione del supporto informatico (IT) e l’implementazione di significativi aggiornamenti al sistema attuale. Di solito si paga una tassa di licenza una tantum e si hanno costi di installazione relativamente elevati.
• L’informatica basata sul cloud è l’opzione più economica e moderna, che non richiede grandi costi iniziali o aggiornamenti di sistema. Queste soluzioni sono denominate software as a service (SaaS) e generalmente non comportano alcun costo, perché essenzialmente stai “noleggiando” il software, pagando un canone mensile per ogni utente.
• Esperienza specializzata: se soffri di dolori al petto, il tuo medico di base non è la persona più qualificata per diagnosticare esattamente cosa sta succedendo. Anche se conosce le basi della salute cardiaca, in genere è meglio consultare uno specialista cardiovascolare per individuare la causa del disagio. Allo stesso modo, non conviene assumere un generico fornitore di software EAM, privo di esperienza nella fornitura di soluzioni di gestione degli asset, se hai bisogno di aiuto per implementare un sistema personalizzato per la tua azienda. Il tuo fornitore EAM dovrebbe avere una conoscenza approfondita delle esigenze e dei requisiti del tuo settore e dovrebbe impegnarsi a conoscere la tua specifica attività.

Idealmente, la tua suite di software EAM dovrebbe essere personalizzata in base alle tue esigenze – progettata da zero e implementata e supportata da professionisti della manutenzione. Affidarsi a un fornitore specializzato in soluzioni EAM garantisce che il tuo software venga costantemente aggiornato e manutenuto.

• Caratteristiche e funzionalità: non tutti i programmi di manutenzione sono uguali e quasi tutti si evolvono nel tempo. Considerato ciò, è importante scegliere una soluzione EAM su misura per le tue esigenze attuali e in grado di evolversi con la tua attività. Se attualmente stai eseguendo un programma di manutenzione reattiva, potresti aver bisogno di una semplice soluzione EAM per aprire e chiudere gli ordini di lavoro. Man mano che la tua attività cresce, potresti iniziare a pianificare un programma di manutenzione preventiva o addirittura un programma di manutenzione predittiva (PdM).
  Se stai cercando una soluzione EAM per massimizzare più aree della tua organizzazione, considera i seguenti moduli:
  • Equipment: archiviazione di informazioni sulle risorse, tra cui specifiche, acquisti, garanzia, cronologia dei costi, etc.
  • Ordini di lavoro: offre una gestione completa del processo degli ordini di lavoro, dalla loro creazione alla pianificazione, programmazione, esecuzione e completamento.
  • Manutenzione preventiva: crea ordini di lavoro in base al tempo e/o alle unità.
  • Inventario: tutte le funzionalità di monitoraggio dell’inventario, incluso l’inventario MRO per più impianti e locali di stoccaggio, nonché la gestione dei costi di inventario e della cronologia delle transazioni.
  • Monitoraggio degli eventi: capace di tracciare qualsiasi evento che si verifica nell’impianto, come incidenti, emissioni, ispezioni, azioni correttive, audit, etc.
  • Risorse: fornisce un facile accesso alle informazioni base dei dipendenti/appaltatori, tra cui contatti, scale salariali, certificazioni, gerarchia lavorativa, cronologia della formazione, informazioni sulla sicurezza, ecc.
  • Richieste:  in genere collegato al modulo ordine di lavoro, che consente agli utenti di richiedere beni e servizi.
  • Pianificazione: seleziona automaticamente gli ordini di lavoro arretrati e li inserisce in una pianificazione basata sul lavoro attualmente assegnato, in base a un criterio predeterminato.
  • Acquisti: integra la pianificazione degli ordini di lavoro, l’inventario MRO e le richieste di acquisto per tenere traccia di tutte le richieste, dall’inserimento e approvazione iniziali fino agli ordini di acquisto, alle ricevute e alla fatturazione.
  • Corrispondenza fatture: abbina le fatture agli ordini di acquisto e ai costi fatturati non associati a un ordine di acquisto.
  • Analytics: una soluzione configurabile di maintenance intelligence che ti offre accesso immediato alla compilazione di report e immagini su KPI e altre metriche, nonché sulla cronologia e sulle prestazioni delle risorse.
• Questo elenco di moduli è solo un esempio di ciò che i fornitori EAM tendono a offrire. Una volta capito quali aree della tua attività sono di massima priorità per migliorare l’efficienza, la produttività e le prestazioni della tua organizzazione, confronta le tue opzioni. Chiedi informazioni su funzionalità avanzate come il collegamento di documenti, codici di impianti multipli, il collegamento ai cataloghi dei fornitori e altre soluzioni progettate per ruoli specifici.

• Implementazione iniziale: una scarsa implementazione dell’EAM non fornirà valore alla tua organizzazione. Infatti, secondo una ricerca di settore, quasi l’80% di tutte le implementazioni EAM non raggiungono gli obiettivi di ROI. Per aiutarti ad essere operativo rapidamente, la tua soluzione EAM dovrebbe essere preconfigurata con elementi quali codici, metriche e standard di best practice. Dovrebbe inoltre disporre di strumenti per importazione dati facili da usare e di processi integrati. È importante poter importare informazioni sia statiche che storiche da un sistema legacy, ad esempio, per evitare di perdere informazioni storiche sulle risorse.
  Se un EAM è troppo disordinato e difficile da comprendere, il personale non sarà entusiasta di utilizzarlo. Un buon fornitore EAM fungerà da consulente dall’inizio alla fine, vale a dire dalla selezione e implementazione del pacchetto EAM alla formazione e alla risoluzione dei problemi.

• Mobilità: una buona soluzione EAM dovrebbe consentire ai tuoi dipendenti di accedere al software sia da ambienti connessi che disconnessi senza perdere le prestazioni del software. Un software EAM che enfatizza la comunicazione è utile per il rapporto tra campo operativo e ufficio. Una comunicazione ottimizzata consente di assegnare, eseguire e registrare ordini di lavoro in tempo reale da qualsiasi luogo o dispositivo.
  È una buona idea pensare alle esigenze di mobilità del tuo personale. Ad esempio, la maggior parte dei tecnici trascorre la maggior parte del tempo sul campo o nello stabilimento, lontano da una scrivania,e trarrebbe grandi benefici dalle funzionalità mobili per svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente. Gli addetti all’inventario non avranno lo stesso bisogno di funzionalità mobili, ma richiederanno che i loro computer si integrino con i dispositivi mobili del tecnico.

• Supporto e servizi: come accennato in precedenza, un fornitore EAM dovrebbe essere al tuo fianco dall’inizio in modo continuativo, non solo fino alla vendita. Avere accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 all’assistenza clienti è uno degli aspetti più importanti da considerare quando si sceglie un fornitore EAM. La risoluzione dei problemi non avverrà solo dalle 8:00 alle 17:00, quindi è importante avere esperti del settore che rispondano alle tue domande ogni volta che ne hai bisogno.
  Potresti anche prendere in considerazione i fornitori EAM che offrono servizi di consulenza anno dopo anno, in modo che possano conoscere e apprendere le esigenze della tua organizzazione e continuare a personalizzare tali esigenze man mano che la tua attività si evolve.

• Scalabilità: man mano che le tue esigenze organizzative si espandono, la tua soluzione EAM dovrebbe crescere con te. Considera fattori quali il numero di utenti che devi supportare ora e possibilmente in futuro, le dimensioni della tua organizzazione (opera in più stabilimenti e in più sedi?) e l’ubicazione delle tue strutture (il software può supportare siti internazionali, con più lingue e valute?).
• Integrazione: a seconda della tua situazione specifica, potresti voler mantenere il software esistente, se sembra funzionare bene per la tua organizzazione. Ad esempio, se attualmente utilizzi un software ERP (Enterprise Resource Planning) per gestire l’inventario, gli acquisti e le fatture MRO, dovrai assicurarti che il software EAM che stai considerando possa integrarsi perfettamente con quel particolare software. Allo stesso modo, se si utilizza un altro sistema operativo, come SCADA o un altro sistema PdM, è opportuno assicurarsi che siano presenti anche le funzionalità di integrazione.

L’importanza dell’EAM

Prendiamo in considerazione Sodexo. La società francese di servizi e gestione di strutture alimentari possiede quasi 1,2 milioni di asset distribuiti in 24.000 edifici in 67 Paesi. Impiega circa 470.000 persone in tutto il mondo. Senza una soluzione EAM,sarebbe impossibile gestire e monitorare una tale quantità di asset, inventario o dipendenti. A seconda delle loro dimensioni, la maggior parte delle organizzazioni dispone di centinaia, migliaia e persino milioni di asset, includendo qualsiasi attrezzatura o struttura necessaria per mantenere in funzione la produzione, i servizi e le operazioni.

Le soluzioni EAM sono importanti perché aiutano le organizzazioni a monitorare, valutare, gestire e ottimizzare la qualità e l’affidabilità delle risorse aziendali da un’unica posizione centralizzata. Il software EAM consente ai manager di avere un maggiore controllo su più strutture, consentendo loro di:

• Centralizzare le informazioni sugli asset: l’utilizzo di un CMMS insieme a un EAM consente ai responsabili della manutenzione di sapere esattamente dove si trova un asset, i suoi dati storici e i dati operativi attuali, chi dovrebbe lavorarci e quando. Può anche automatizzare i flussi di lavoro di gestione della manutenzione, rendendoli accessibili da qualsiasi luogo, in modo che possano essere controllati.
• Prevenire i problemi: Il software EAM supporta programmi di manutenzione preventiva per mantenere le apparecchiature stabili e funzionanti  in modo continuato.
• Monitorare gli asset: il monitoraggio remoto tramite l’uso di intelligenza artificiale (IA) connessa e integrata o di Internet of Things (IIoT) industriale fornisce alla direzione una visione continua dello stato attuale di tutte le risorse. Il software EAM è in grado di aggregare questi dati e quelli di altri reparti per prendere decisioni più consapevoli.
• Massimizzare l’utilizzo degli asset: i sistemi EAM possono compilare e visualizzare dati storici e in tempo reale degli asset tramite l’uso di dispositivi IoT. Queste informazioni possono essere utilizzate per stabilire come vengono utilizzati gli asset, al fine di prolungarne l’affidabilità, la disponibilità e la vita utile.
• Consolidare le applicazioni: sebbene le soluzioni EAM possano integrare le applicazioni attualmente in uso, molte hanno la capacità di combinare tutte le applicazioni in un unico sistema fin dall’inizio, creando un unico sistema tecnologico in tutta l’organizzazione.

What Is Enterprise Asset Management (EAM) –  Jonathan Trout, Noria Corporation